Memorandum (Thông báo nội bộ) là một trong những dạng bài "kinh điển" của Part 6. Tuy không quá dài nhưng lại ẩn chứa nhiều bẫy về ngữ pháp và ngữ cảnh.

Để giúp các sĩ tử tự tin hơn, Aura English đã tổng hợp lộ trình xử lý dạng bài này cực kỳ bài bản. Từ cách nắm bắt ý chính đến mẹo chọn từ vựng chuẩn xác nhất – tất cả đều có trong bài viết dưới đây

 

MỞ ĐẦU:

Trong cấu trúc đề thi TOEIC, Part 6 không chỉ kiểm tra ngữ pháp đơn thuần mà còn đòi hỏi khả năng thấu hiểu ngữ cảnh giao tiếp trong môi trường kinh doanh thực tế. Một trong những dạng văn bản phổ biến và dễ gây nhầm lẫn nhất chính là Memorandum (Thông báo nội bộ). Nhằm giúp bạn tối ưu hóa thời gian và nâng cao độ chính xác, bài viết này từ Aura English sẽ phân tích sâu các bước xử lý "gọn gàng" dạng bài này, đi kèm ví dụ minh họa trực quan và bộ từ vựng then chốt.

 

Cấu trúc đề thi TOEIC Reading Part 6

 

 

Part 6 – Text Completion (Hoàn thành văn bản) là nhịp cầu nối giữa ngữ pháp ngắn gọn của Part 5 và các đoạn văn dài hơi của Part 7. Với tổng cộng 16 câu hỏi chia đều cho 4 văn bản, thí sinh cần vận dụng linh hoạt kỹ năng phân tích ngữ pháp và khả năng đọc hiểu ngữ cảnh để chọn ra từ, cụm từ hoặc câu văn phù hợp nhất cho mỗi chỗ trống.

Các dạng văn bản "trọng tâm" thường xuất hiện bao gồm:

• Letters & Emails: Thư từ giao dịch khách hàng hoặc đối tác.

• Notices & Advertisements: Thông báo công cộng hoặc quảng cáo dịch vụ.

• Articles & Instructions: Các bài báo phân tích hoặc hướng dẫn sử dụng.

• Memorandum (Memo): Thông báo nội bộ trong doanh nghiệp – dạng bài chúng ta sẽ đi sâu trong bài viết này.

 

Các dạng thông báo nội bộ (memorandum) trong TOEIC Reading Part 6

Trong môi trường doanh nghiệp, Memorandum (Memo) không đơn thuần là một mẩu tin nhắn; nó là cầu nối thông tin chiến lược giúp bộ máy tổ chức vận hành trơn tru. Tại Aura English, chúng mình nhận thấy việc hiểu rõ "mục đích" của từng loại Memo chính là chìa khóa để bạn đoán trước được từ vựng và cấu trúc câu sẽ xuất hiện.

Dưới đây là dạng Memo phổ biến nhất mà bạn chắc chắn sẽ gặp:

 

 

1. Thông báo thay đổi chính sách (Policy Change Notification)

Đây là loại văn bản được ban lãnh đạo hoặc phòng nhân sự (HR) gửi đến nhân viên để cập nhật các quy định, quy tắc mới. Mục tiêu cốt yếu là đảm bảo tính minh bạch và sự đồng bộ trong toàn tổ chức.

Một bản thông báo thay đổi chính sách tiêu chuẩn thường được cấu trúc theo 6 phần trọng tâm – đây cũng chính là các "manh mối" giúp bạn làm bài Part 6 nhanh hơn:

• Lý do thay đổi (Rationale): Giải thích ngắn gọn nguyên nhân dẫn đến sự điều chỉnh (ví dụ: tối ưu hóa quy trình, tuân thủ pháp luật mới).

• Chi tiết thay đổi (Details of Change): Mô tả cụ thể những gì sẽ khác đi so với quy định cũ.

• Ngày có hiệu lực (Effective Date): Mốc thời gian quan trọng (thường đi kèm giới từ as of, starting, effective from) mà thí sinh cần lưu ý.

• Ảnh hưởng đến các bên liên quan (Impact): Nêu rõ những bộ phận hoặc cá nhân nào sẽ chịu tác động trực tiếp từ chính sách này.

• Hướng dẫn áp dụng (Implementation Instructions): Các bước cụ thể nhân viên cần thực hiện để thích nghi với thay đổi.

• Thông tin liên hệ (Inquiries): Chỉ định người chịu trách nhiệm giải đáp thắc mắc (thường xuất hiện ở cuối đoạn với cấu trúc Please contact...).

 

 

💡 Tips từ Aura English:

Khi gặp dạng bài này, hãy chú ý đến các động từ mang tính thông báo như: implement (triển khai), amend (sửa đổi), comply with (tuân thủ), và update (cập nhật). Việc nắm vững cấu trúc của Memo giúp bạn định vị nhanh vị trí của từ loại cần điền vào chỗ trống.

 

2. Thông báo thay đổi vị trí nhân sự (Personnel Change Announcement)

Thông báo nhân sự là loại văn bản nội bộ nhằm cập nhật các biến động về đội ngũ như: thăng chức, thuyên chuyển bộ phận hoặc bổ nhiệm lãnh đạo mới. Việc nắm bắt cấu trúc này giúp bạn dễ dàng chọn đúng các từ vựng về chức danh và nhiệm vụ.

Tại Aura English, chúng mình tóm lược cấu trúc của dạng này thành các phần "đắt giá" sau:

• Chi tiết thay đổi (Details of the Move): Đây là phần cốt lõi, thường chứa các thông tin như:

  • Tên nhân viên và vị trí hiện tại.

  • Vị trí mới (thường dùng cấu trúc: ...has been promoted to hoặc ...will take over the role of).

  • Ngày bắt đầu tiếp quản công việc mới (Effective date).

• Lý do và Mục tiêu (Rationale & Objectives): Giải thích tại sao có sự thay đổi này (ví dụ: do sự mở rộng của công ty hoặc thành tích xuất sắc của cá nhân) và những kỳ vọng tích cực mà sự thay đổi này mang lại.

• Hướng dẫn và Hỗ trợ (Guidance & Support): Thông tin về quá trình bàn giao công việc hoặc các buổi tiệc chào mừng/chia tay. Đây là nơi thường xuất hiện các từ như transition (chuyển giao) hoặc hand over (bàn giao).

• Thông tin liên hệ (Contact Information): Chỉ dẫn nơi giải đáp các thắc mắc liên quan đến quy trình làm việc mới sau khi thay đổi nhân sự.

 

 

💡 "Bẫy" từ vựng cần lưu ý:

Trong dạng bài này, đề thi TOEIC thường đánh đố thí sinh ở các cặp từ dễ nhầm lẫn hoặc các giới từ đi kèm chức danh. Hãy ghi nhớ:

• Appoint sb as + [Vị trí]: Bổ nhiệm ai vào vị trí gì.

• Succeed sb as + [Vị trí]: Kế nhiệm ai ở vị trí gì.

• Report to sb: Báo cáo công việc cho ai (cấp trên trực tiếp).

 

3. Thông báo giới thiệu nhân viên mới (New Employee Introduction)

Mục đích của loại Memo này là tạo sự kết nối và giúp thành viên mới hòa nhập nhanh chóng (facilitate integration). Trong đề thi TOEIC, dạng bài này thường xuất hiện các câu hỏi về thì tương lai (cho ngày bắt đầu) hoặc các tính từ tích cực để mô tả kinh nghiệm của nhân sự.

Cấu trúc tiêu chuẩn mà Aura English khuyên bạn nên nằm lòng:

• Thông tin định danh (Identification):

  • Tên đầy đủ và vị trí đảm nhiệm (thường đi kèm cụm từ Please join me in welcoming...).

  • Sơ lược về "profile" khủng: Kinh nghiệm làm việc (background), chuyên môn (expertise) và những thành tựu trước đây.

• Mốc thời gian (Starting Date): Thời điểm nhân viên chính thức gia nhập đội ngũ.

• Thông tin liên hệ (Contact Details): Địa chỉ email hoặc số máy lẻ nội bộ để đồng nghiệp tiện trao đổi công việc.

• Thông điệp chào mừng (Welcoming Message): Những lời chúc mừng và kêu gọi sự hỗ trợ từ tập thể. Đây là "mảnh đất" của các câu điền vào chỗ trống mang tính chất xã giao.

• Liên hệ hỗ trợ (Further Inquiries): Thông tin của quản lý trực tiếp hoặc bộ phận nhân sự nếu có thắc mắc thêm.

 

 

💡 "Gói" từ vựng từ Aura English dành riêng cho dạng này:

Khi làm Part 6 về giới thiệu nhân viên, hãy đặc biệt chú ý đến các cụm từ sau vì chúng rất hay xuất hiện trong các phương án chọn lựa:

• Extensive experience: Kinh nghiệm dày dạn (thường dùng để mô tả nhân sự mới).

• A valuable asset to the team: Một tài sản/nhân tố quý giá cho đội ngũ.

• Invaluable contribution: Sự đóng góp vô giá.

• Take over / Assume responsibility: Đảm nhận trách nhiệm.

 

4. Thông báo các sự kiện nội bộ (Internal Event Announcements)

Các sự kiện này đóng vai trò quan trọng trong việc gắn kết nhân viên (employee engagement). Trong đề thi TOEIC, nội dung thường xoay quanh: hội thảo đào tạo (workshops), tiệc công ty (corporate parties), hay các buổi dã ngoại (team-building retreats).

AURA đã đúc kết cấu trúc của dạng này thành 5 phần trọng tâm:

• Chi tiết sự kiện (Event Logistics): Cung cấp chính xác thời gian và địa điểm. Đây là nơi bạn thường gặp các giới từ chỉ nơi chốn và thời gian như at, in, on, within.

• Chương trình dự kiến (Agenda): Mô tả ngắn gọn các hoạt động chính hoặc mục tiêu của sự kiện (ví dụ: to enhance communication skills).

• Lời kêu gọi tham gia (Call to Action): Sử dụng các động từ mạnh mẽ để khích lệ nhân viên như: encourage, invite, urge.

• Thông tin bổ sung & Yêu cầu (Additional Info & Requirements): Các lưu ý về trang phục (dress code), hạn chót đăng ký (RSVP deadline), hoặc các phần thưởng (awards/incentives) để tăng sự hào hứng.

• Lời kết & Liên hệ (Closing & Contacts): Một lời nhắn nhủ nhiệt tình kèm thông tin người phụ trách để giải đáp thắc mắc.

 

 

💡 "Bí kíp" từ Aura English để xử lý nhanh:

Trong Part 6, khi gặp thông báo sự kiện, các câu hỏi thường xoáy vào:

1. Thì của động từ: Sự kiện sắp diễn ra nên thường dùng thì tương lai (will be held, is going to take place).

2. Cấu trúc nhờ vả/yêu cầu: Please make sure to..., We kindly ask that you...

3. Từ vựng về sự tham gia: * Attendance is mandatory: Tham gia là bắt buộc.

   • On a first-come, first-served basis: Ưu tiên người đăng ký trước.

   • Commemorate: Kỷ niệm (một cột mốc nào đó của công ty).

 

Các bước xử lý câu hỏi dạng thông báo nội bộ (memorandum) trong TOEIC Reading Part 6

Để giúp các bạn học viên tại Aura English không bị "ngợp" trước các ô trống trong Part 6, chúng mình đã đúc kết quy trình xử lý Memorandum thành 3 bước "thần thánh". Việc tuân thủ quy trình này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh những bẫy sai sót không đáng có

Bước 1: Nhận diện "Linh hồn" của văn bản

Trước khi bắt đầu điền từ, hãy dành 3-5 giây để nhìn vào tiêu đề (Subject line) và câu mở đầu. Việc xác định đúng loại thông báo nội bộ sẽ giúp bộ não tự động kích hoạt "kho từ vựng" liên quan.

• Tín hiệu: Nếu thấy Subject: New Policy, hãy chuẩn bị tinh thần cho các từ như compliance, implement. Nếu thấy Subject: Welcome aboard, hãy nghĩ ngay đến các tính từ tích cực và giới thiệu nhân sự.

Bước 2: Phân loại "Vũ khí" (Xác định dạng câu hỏi)

Đừng vội đọc cả đoạn văn. Hãy nhìn nhanh 4 đáp án để biết mình đang đối đầu với dạng câu hỏi nào:

• Nhóm Ngữ pháp: Các đáp án giống nhau về gốc từ nhưng khác đuôi (Từ loại) hoặc khác đuôi -ed, -ing, will (Chia thì).

• Nhóm Từ vựng: 4 từ hoàn toàn khác nhau.

• Nhóm Logic: Liên từ (However, Therefore) hoặc Giới từ.

• Nhóm Điền câu: Một câu văn dài hoàn chỉnh.

Bước 3: Phân tích và Loại trừ (Kỹ thuật thực chiến)

Tùy vào loại câu hỏi đã xác định ở Bước 2, bạn áp dụng chiến thuật tương ứng:

 

Dạng câu hỏi	Chiến thuật xử lý từ Aura English
Từ loại (Parts of Speech)	Áp dụng quy tắc "Trước - Sau": Nhìn từ ngay trước và sau chỗ trống để xác định vị trí đó cần Danh, Động, Tính hay Trạng từ.
Thì của động từ (Verb Tenses)	Tìm "tín hiệu thời gian" (Next week, Since, Recently). Nếu không có, hãy nhìn các động từ xung quanh để đảm bảo tính nhất nhất quán.
Liên từ & Giới từ	Xét mối quan hệ giữa 2 mệnh đề: Đối lập, Nguyên nhân - Kết quả hay Bổ sung thông tin. Kiểm tra các Collocations (cụm từ cố định).
Điền câu (Sentence Completion)	Quy tắc cầu nối: Đọc câu ngay trước và câu ngay sau chỗ trống. Câu được chọn phải có sự liên kết về đại từ (He, She, It, They) hoặc chủ đề với hai câu này.

 

 

TỔNG KẾT

Hy vọng rằng những chia sẻ chi tiết về dạng thông báo nội bộ (Memorandum) trong TOEIC Reading Part 6 trên đây sẽ là "trợ thủ" đắc lực giúp bạn tự tin xử lý mọi biến thể của đề thi. Việc nắm vững quy trình 3 bước cùng các cụm từ vựng then chốt chính là con đường ngắn nhất để bạn tối ưu hóa điểm số trong phần thi này.

Hiện nay, Aura English đang triển khai hệ thống các khóa học English Foundation với cam kết đầu ra Zero-risk. Đây là lộ trình được thiết kế đặc biệt dành riêng cho những bạn mới bắt đầu, giúp bạn:

• Xây dựng nền tảng vững chắc về Từ vựng – Ngữ pháp – Phát âm.

• Tự tin diễn đạt ý tưởng và nắm bắt nội dung chính trong các văn bản đọc/nghe hiểu.

• Làm chủ các cấu trúc ngữ pháp cốt lõi để ứng dụng trực tiếp vào kỳ thi TOEIC cũng như môi trường làm việc thực tế.

🚀 Đừng để mất gốc tiếng Anh cản trở tương lai của bạn. Hãy tham khảo ngay khóa học tại Aura English để bắt đầu hành trình chinh phục mục tiêu của mình nhé

 

AURA ENGLISH - UNLEASH YOUR ENGLISH